用 iPhone 上的快捷指令和 Numbers 创建交互式报表(仅供学习,勿做商用)

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作者：微信文章
教程：《用 iPhone 上的快捷指令和 Numbers 创建交互式报表》

一、布局说明


1.1 整体布局设计

• 创建新表格：

  打开 iPhone 上的 Numbers 应用，点击右上角的“+”按钮，选择“空白”模板创建一个新表格。

• 设置字段：

  根据示例图，在表格的第一行设置以下列标题：

  - A列：日期（天/日期）

  - B列：产品名称

  - C列：客户地址

  - D列：销售渠道

  - E列：负责人

  - F列：数量

  - G列：单价

  - H列：销售额（此列将通过公式自动计算）

• 调整列宽：

  双击每列的边界，调整列宽以确保内容清晰可见。
1.2 样式设计

• 设置单元格格式：

  - 选中 A 列（日期），点击右上角的画笔图标，选择“格式” > “日期与时间”，设置为“yyyy/mm/dd”格式。

  - 选中 F 列（数量）和 G 列（单价），选择“格式” > “数字”，设置小数点后 0 位。

  - 选中 H 列（销售额），选择“格式” > “货币”，设置货币符号为“¥”（或根据需求调整）。

• 应用条件格式：

  - 选中 F 列（数量），点击“条件高亮显示” > “添加规则” > “数字”。

  - 设置规则：如果数量 ≥ 10，填充绿色背景；如果数量 < 10，填充蓝色背景。

  - 对 H 列（销售额）应用类似规则：销售额 ≥ 1300，填充绿色背景；否则填充蓝色背景。
二、数据准备

2.1 手动输入数据

• 输入示例数据：

  根据示例图，在表格中输入数据。例如：

  - A2：2002/1/1，B2：产品1，C2：广东，D2：渠道4，E2：陈康，F2：9，G2：156，H2：（自动计算）。

  - 继续输入其他行，确保数据格式一致。

• 保持数据整齐：

  确保每列数据对齐，避免空行或多余空格。
2.2 添加计算字段

• 设置销售额公式：

  - 在 H2 单元格输入公式 =F2*G2（点击单元格后，点击“=”按钮，使用键盘输入公式）。

  - 按“完成”后，点击 H2 单元格右下角的绿色小点，向下拖动填充公式到所有行。

• 检查计算结果：

  确保 H 列的销售额正确，例如 F2（9）* G2（156）= 1404，与示例图一致。
2.3 样式调整

• 应用颜色条：

  按照 1.2 中的条件格式设置，确保“数量”和“销售额”列的高亮显示与示例图一致（绿色和蓝色背景）。

• 美化表格：

  - 选中表格第一行，点击画笔图标，选择“单元格” > “填充颜色”，设置为浅灰色。

  - 调整字体为“黑体”，大小为 14，居中对齐。
三、建立快捷指令

3.1 打开快捷指令应用

• 创建新快捷指令：

  打开 iPhone 上的“快捷指令”（Shortcuts）应用，点击右上角“+”按钮，创建一个新快捷指令。

• 命名快捷指令：

  点击右上角的“...”按钮，将快捷指令命名为“生成销售报表”。
3.2 添加操作步骤

• 步骤 1：获取 Numbers 表格数据

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  在搜索栏中输入“Numbers”，选择“查找 Numbers 项目”。

  设置“表格”选项，选择刚刚创建的表格（例如“销售报表”）。

  添加过滤条件（可选）：例如，仅获取“日期”为今天的记录。

• 步骤 2：计算销售额
  添加“获取项目详情”操作，从 Numbers 数据中提取“数量”和“单价”字段。• 添加“数字”操作，计算“数量 * 单价”，存储结果为“销售额”。• • 步骤 3：设置颜色条逻辑
  添加“如果”操作，设置条件：•   如果“数量” ≥ 10，设置变量“颜色”为“绿色”。•   否则，设置变量“颜色”为“蓝色”。• 对“销售额”重复类似逻辑：如果“销售额” ≥ 1300，颜色为“绿色”，否则为“蓝色”。•

3.3 配置输出

• 生成交互式报表：
  添加“创建文本”操作，将 Numbers 数据（包括颜色变量）格式化为文本，例如：• 日期: {日期}, 产品: {产品名称}, 数量: {数量} ({颜色}), 销售额: {销售额} ({颜色})• 添加“显示通知”操作，显示生成的文本报表。• • 触发方式：
  在快捷指令设置中，启用“添加到主屏幕”或“通过 Siri 触发”。• 测试快捷指令：运行后，应显示带有颜色标记的报表数据。•

四、实现自动化交互

4.1 配置 Numbers 数据更新

• 启用自动保存：
  Numbers 默认会自动保存数据。每次添加或修改数据后，表格会实时更新。• 动态数据源：
  如果需要从外部导入数据（例如 CSV 文件），可以通过 iCloud Drive 同步数据到 Numbers：• 将 CSV 文件放入 iCloud Drive 的 Numbers 文件夹。• 在 Numbers 中打开并导入数据。

4.2 设置详细的快捷指令

• 复杂数据处理：
  在快捷指令中添加“筛选”操作，例如筛选“负责人”为“陈康”的记录。• 使用“循环”操作，遍历所有记录，逐行计算并生成报表。• • 动态更新：
  添加“获取最新 Numbers 数据”操作，确保每次运行快捷指令时都能获取最新数据。• 使用“变量”存储历史数据，比较新旧数据变化，突出显示新增或修改的记录。•

4.3 优化视觉效果

• 添加图表：• 在 Numbers 中，选中数据（例如 F 列和 H 列），点击“+” > “图表”，选择“柱状图”。• 调整图表颜色和样式，与表格颜色条保持一致。• 调整布局：• 将图表拖动到表格下方，调整大小以适应屏幕。• 使用 Numbers 的“样式”选项，调整字体颜色、边框和背景，使报表更专业。• 导出和分享：• 点击右上角的分享按钮，选择“导出” > “PDF”，生成最终报表并通过邮件或消息分享。

注意事项

• 初学者建议： 如果对快捷指令不熟悉，可以先从简单的操作开始，例如仅获取数据并显示通知，逐步增加复杂功能。• 测试和调试： 每次修改快捷指令后，运行测试，确保数据和颜色逻辑正确。• 设备兼容性： 本教程基于 iPhone 上的 Numbers 和快捷指令应用，确保你的 iOS 系统为最新版本以获得最佳体验。