AI如何重塑行政工作及发展?15+前沿企业AI实战案例给你参考

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作者：微信文章
AI会如何取代行政这个岗位？不同岗位的行政人、不同阶段的行政人有不同的感受。老许之前听到过一个很经典的比喻："奶奶们特别擅长炖好喝的汤，那奶奶们这个汤是如何炖出来的呢？如果你去问，能不能教教我呢？奶奶大概率会说，那就把材料放进去，加水，按流程，放少许的盐，然后就可以了"但其实，这是二三十年累积的经验。在行政工作中，往往也会有这样的说法：SOP不能解决全部行政业务场景，更多需要隐性知识才能解决的业务场景是不是AI无法解决呢？正常来说，这种隐性知识是无法替代且难以自动化的部分，但如今随着AI的发展，这些涉及到行政人所拥有的直觉、记忆之类的特质，好像也能进行一定的复刻。但无论如何，都将是行政工作范式迎来重大变革。

一、AI对行政岗的分层冲击：不是"一刀切替代"，而是"精准适配剥离"

AI对行政岗位的影响从不是"全有或全无"，而是沿着"岗位类型+能力层级"的维度逐步渗透，不同行政人面对的冲击与感受截然不同：

1.基础事务岗：绝大部分的流程性工作都能被AI接管

像考勤统计、采购单据录入、差旅报销初审这类依赖SOP的重复性工作，已成为AI替代的"前沿阵地"。深圳福田区政务行政系统的实践显示，AI能将公文格式审核时间缩短90%，错误率控制在5%以内；企业场景中，AI会议助手可实时生成结构化纪要，自动提取待办事项并同步给参会人，甚至能根据历史数据预判"会议超时风险"。

你可以设想一个趋势：从"照着SOP逐条做"变成"盯着AI结果核"过去花2小时整理的月度采购台账，现在AI一键生成，只需重点核对"异常金额""重复申请"等特殊项。但焦虑也随之而来："连登记、录入这些基础活都被抢了，新人的入门价值在哪？"

2.战略支持岗："经验型工作"遭遇AI的"数据挑战"

负责高管日程规划、跨部门矛盾协调、组织氛围建设的资深行政，曾凭借"隐性知识"建立起职业护城河比如"精准拿捏领导避开重要会议的时间偏好""用委婉话术调解部门间的资源争抢"。但如今AI正在逐步破解这些"经验密码"：

宁波北仑区的AI数字人"小北"，通过集成15个涉企政策制定部门提供的200余项涉企政策，利用DeepSeekR1满血版基础模型实现政策与企业提问的智能匹配，在极短时间内就可以为企业作出政策解读及申报路径；

深圳市燃气集团的智能办公助手"深小燃"，整合燃气规章制度和业务知识库，通过分析历史数据总结出不同部门的需求偏好，为方案设计提供精准参考。

资深行政的矛盾感受："以前靠'老板一个眼神就懂需求'吃饭，现在AI能比我先算出'老板下周优先约见的客户类型'，但它永远读不懂老板说'再看看'时，语气里藏着的'拒绝信号'。"

3.核心差异：AI能"复刻流程"，却难"共情与创造"

就像奶奶炖汤时"凭感觉调整火候"的隐性知识，行政工作中两类隐性知识仍是AI短期内难以突破的盲区：

情感性隐性知识：安抚离职员工时的语气轻重、调解部门矛盾时的"台阶设计"、接待重要客户时的细节关怀，AI能生成标准化沟通话术，却读不懂对方微表情里的抗拒、肢体语言中的紧张；

创造性隐性知识：为初创团队设计"低成本高凝聚力"的团建方案、在突发危机（如年会场地临时取消）时快速调用"人情网络"协调资源、根据企业文化定制"有温度的员工福利"，这些依赖"情境感知+人脉积淀+直觉判断"的决策，AI缺乏真实世界的体验与积累，难以复刻。

二、隐性知识的博弈：AI在学"放少许盐"，人在练"调专属风味"

传统认知里，隐性知识是行政人的"核心壁垒"，但AI正通过"数据训练+人机协同"的方式发起挑战，二者形成了既竞争又互补的博弈关系：

1.AI的"破解术"：把"经验"转化为"可计算数据"

如今的AI已不是只会机械执行SOP的"工具"，而是能通过三类方式逐步提取、学习行政工作中的隐性知识：

历史数据训练：向AI投喂10年的行政案例（如年会筹备、采购优化、访客接待），系统能自动总结出"不同规模企业的年会预算分配比例""跨部门审批的高效沟通节点"等隐性规则；

真实案例：深圳大学附属华南医院作为国内首家落地多参数版本DeepSeekR1的医院，构建覆盖"临床科研运营管理"的全场景智算中枢，通过情感分析模块识别患者家属的焦虑情绪后，会自动调整回答语气，减少专业术语、增加安抚表述，这是对"共情隐性知识"的初步模拟；

人机协同标注：深圳福田区为AI配备"行政导师"，当AI做出错误判断（如误判领导日程优先级）时，行政人实时修正并标注"错误原因"，系统会记住这类"特殊情况处理规则"，相当于让AI"偷学"行政人的隐性经验。

2.人的"坚守点"："活知识"永远比"死数据"更灵活

AI能学会"放多少盐"的标准，却学不会"今天家人感冒，汤要炖得更清淡些"的变通。行政工作中的"情境化决策"，正是人类行政人不可替代的核心优势：

三、范式变革：行政人从"炖汤师傅"升级为"菜单设计师+AI协调者"

AI无法完全消灭行政岗，而是推动行政工作的逻辑发生了三重质变，岗位价值从"事务执行"转向"价值整合"：

1.工作重心：从"做流程"到"定规则"

AI接管了采购登记、考勤统计、公文初审等"体力活"后，行政人得以将精力聚焦在"AI管不了、管不好"的核心事务上：

制定"AI行政助手的使用规范"，明确哪些决策（如工区调整、重要客户接待方案）必须人工复核，哪些工作（如常规会议纪要、办公用品申领）可交由AI独立完成；

搭建"组织隐性知识图谱"，将"领导习惯""部门禁忌""企业文化偏好"等隐性信息转化为AI能理解的标签（如"领导周三下午不安排重要会议""技术部门反感频繁群通知"），让机器更贴合组织的"个性化需求"。

这就像"政策执行"的分工模式：AI负责"按规则落地"，行政人负责"定规则、控偏差、补特殊"。

2.能力要求：从"背SOP"到"人机协同"

行政人的核心能力需求正在发生显著变化：

新手行政：不再需要死记硬背"采购审批流程""会议安排步骤"，而是要学会"用AI生成初稿、人工优化细节"比如用AI生成采购预算后，重点审核"是否符合部门隐性需求（如研发部需要高配置电脑）"；

资深行政：则要掌握"教AI做事"的能力，把自己的隐性经验转化为"场景化提示词"（如"协调市场部与销售部矛盾时，先肯定双方贡献，再聚焦共同目标"），训练AI成为自己的"数字徒弟"，提升协作效率。

正如清华大学沈阳教授所言："AI是行政人的'智能外骨骼'，能善用者如虎添翼，固守传统者则会被淘汰。"

3.价值坐标：从"拼效率"到"做链接"

行政岗的价值不再局限于"把事做对"，而是升级为"做对的事"，成为"组织的链接者与传感器"：通过AI分析员工诉求数据，发现"孕期员工对母婴室的咨询激增"，推动公司新增母婴设施；

利用AI梳理跨部门会议高频议题，提炼出"研发与市场的需求对接断层"，为管理层提供"建立定期沟通机制"的决策参考；

结合AI的政策匹配功能与自身的隐性知识，为企业争取"符合发展方向的扶持政策"（如AI筛选出10项政策，行政人根据企业业务重点选出3项并优化申请材料）。

4.高频实战场景：把AI变成行政人事的"瑞士军刀"（以下案例来自企业行政人事一线实践）

场景1：把"员工手册"变成24小时在线的AI客服

•做法：用企业微信「智能机器人」上传最新版员工手册/福利制度，设置关键词回复（如"育儿假""加班餐补"），员工@机器人即可秒获官方答案。

•效果：某500人科技公司上线后，HR每月少答300+重复咨询，员工满意度提升之余，HR在回答问题这块的工作量大幅下降。

场景2：用AI花10分钟生成"带数据洞察"的行政月报

•做法：在飞书「多维表格」接入考勤、采购、工位系统数据→用AI一键生成"月度行政运营仪表盘"（含加班趋势、采购TOP10、工位利用率）。

•效果：行政节省数小时手工做图时间，且可直接@相关领导查看，汇报效率直线提升。

场景3：面试安排"一键群发+自动追提醒"

•做法：在钉钉「AI助理」输入「本周三下午3点集中面试市场营销岗5人」→系统自动拉群、@面试官、发送日程，并在面试前1小时再次提醒。

•效果：某连锁医美HR把平均面试爽约率从15%降到4%，无需人工反复确认。

场景4：把"纸质报销"变成"拍照即走"的极简流程

•做法：用企业微信「智能表格」搭建报销小程序，员工拍照上传发票→AI识别金额、税率、消费类型→自动填入报销单并推送审批。

•效果：跨境电商公司财务审核时间从3天缩至4小时，发票合规率提升22%。

场景5：新人入职"无纸化+一条龙"

•做法：飞书「AI表单」生成电子入职包（合同、保密协议、福利选型）→员工手机签署→系统自动触发工位、邮箱、门禁权限开通。

•效果：SaaS企业HR把入职办理时长从2小时压缩到20分钟，纸质材料归零。

场景6：员工关怀"数据洞察+温度动作"

•做法：把钉钉「AI听记」用于员工座谈会语音转文字→AI自动提炼高频关键词（"打车报销""下午茶""母婴室"）→行政据此定向优化福利。

•效果：制造业企业行政发现"夜班打车"诉求集中，两周内上线夜间企业滴滴账号，员工满意度上升，中期离职率环比下降。

一句话总结：行政人事不需要懂代码，只要把自己最头疼的"高频、重复、要数据"的痛点拆成一句话指令，AI就能在10分钟内给出可落地的解决方案。先小步快跑，再迭代优化，是AI时代最稳妥的进化路径。

四、实战案例：飞书、企业微信、钉钉的AI应用实践

1.飞书AI应用案例

水星家纺：AI驱动的智能供应链管理

水星家纺作为家纺行业龙头企业，通过飞书构建了完整的AI应用生态：

智能核价系统：使用多维表格迭代成本核算流程，将原本需要2周的核价时间缩短至5天，效率提升50%。通过下拉格式限制实现数据标准化，多部门可并行录入，大幅减少了沟通成本。

供应链AI客服：创建机器人"小D"作为供应链管理中心的AI客服，员工输入产品料号即可获取库存、交期等信息，实现24小时智能响应。通过"滞销料再利用"一项，一年节省成本80万元。

AI赋能客户服务：布局大语言模型，通过AI语义分析能力提升客服沟通满意度，分析消费者评价为商品企划提供数据支撑。应用数字人直播，提升直播灵活性和稳定性。

得到APP："罗盘AI"智能数据助手

得到与飞书共创"罗盘AI"，整合实时指标服务、罗盘等内部系统，实现：

自然语言查数：员工在飞书中直接向AI提问，系统自动识别意图并调用数据接口，以飞书卡片形式返回结果。

数据消费普及化：上线后获得广泛使用，二季度渗透率达26%+，管理者可每5分钟查看最新业务数据。

最佳实践复用：高价值问答可一键转发给团队成员，促进数据驱动决策文化的传播。

小鹏汽车：AI会议提升组织效率

小鹏汽车一个月开1.2万场会议，累计1.4万小时。使用飞书AI会议后：

会议纪要自动化：上半年AI生成63万份会议纪要，开会效率提升25%。

成本显著降低：一场大型会议成本2.7万元，相当于一辆小鹏G9的价格，AI应用大幅降低了会议成本。

2.企业微信AI应用案例

装修公司的智能售后响应系统

某装修公司通过企业微信智能表格搭建售后响应系统：

10分钟响应机制：客服专员收到售后需求后10分钟内必须上报，系统自动在公司内部群发送消息通知老板。

智能拉群协作：自动将处理问题的施工队负责人拉入客户群，实现"秒速响应"，客户看到立即有人处理，信任度大幅提升。

客户信任建设：通过快速响应和主动解决，收获了重要的"客户信任"，形成良好口碑传播。

大型连锁医美品牌的AI客服实践

某大型连锁医美品牌部署AI客服系统后：

响应速度提升：客户首次响应时间缩短至2秒内，转人工率从90%降至28%。

服务覆盖扩展：机器人日均接待超5000人次，覆盖90%高频咨询。

满意度提升：整体客户满意度提升22%，有效解决了重复问题占用大量人力的问题。

3.钉钉AI应用案例

百世集团：AI赋能物流供应链

百世集团作为全球领先的智慧供应链解决方案提供商，在钉钉平台上实现了深度AI应用：

客户之声智能分析：使用钉钉AI表格管理6000+客服群聊消息，实现智能分类、客户情绪分析，实时推送给相关人员，驱动服务改善。

报关风险预控：在物流跨境运输报关环节，利用钉钉AI的图片识别、语义识别技术，业务员将报关信息输入AI表格，AI提前预审核并给出调整意见，降低退扣率。

新浪微博：三款AI助理提升组织战斗力

新浪微博将自研办公系统迁移至钉钉，推出三款AI助理：

小信助理：负责会议室预定、访客申请等任务，智能匹配会议室并提前15分钟提醒签到或释放。

营销业务助理：帮助销售团队实时监控单据进展，特别是在合同审批和资源预订环节，快速把握市场变化。

项目管理助理：提升项目管理效率，让团队更专注于核心业务。

制造业企业的设备运维管理

某制造企业使用钉钉AI表格进行设备在线运维管理：

自然语言交互：员工通过自然语言向AI表格助理下达指令，如"计算每个月不同设备的使用情况、损坏情况和维修次数，并生成图表"。

自动化分析：AI自动识别处理数据，生成直观图表，原本需要数小时的工作几分钟完成。

实时更新：数据更新时，一键重新计算并更新结果，无需人工操作。

五、数据说话：AI在行政领域的应用现状

根据最新调研数据，AI在行政领域的应用呈现出以下特点：

1.替代风险统计

高盛研究报告：全球约3亿个全职工作岗位可能受到AI影响

行政支持岗位：46%的岗位暴露度最高，位居各行业之首

国际劳工组织：全球约30%的行政支持类岗位面临高风险自动化

2.企业应用现状

57.9%的企业已在内容创作（文案/报告/PPT等）领域应用AI工具

58.9%的企业将AI用于会议纪要撰写

48.4%用于工作报告生成

28.4%在客户服务领域使用AI

3.效率提升数据

深圳福田区：公文处理效率提升90%，民生诉求分拨准确率从70%提升至95%

跨部门任务分派效率提升80%，按时完成率提升25%

企业调研显示：采用智能协作工具的企业，内部沟通效率提升了30%以上

4.平台级应用数据

飞书多维表格月活近千万，单表容量从100万行提升到1000万行

企业微信接入超过1400万真实企业与组织，服务微信用户超7.5亿

钉钉累计服务超过6亿用户，2300万企业组织

5.行政人事"AI渗透率"最新扫描

入职管理：41%的企业已用AI完成电子签约、权限开通

福利查询：53%的企业把员工手册做成智能客服，日均问答200+次

报表生成：行政月报、人力成本分析等AI自动生成比例达37%，平均节省4.5人天/月

面试安排：使用AI批量邀约、自动提醒的公司，面试官平均节省时间2.6小时/周

最后

AI对行政岗的影响，从来不是"非此即彼的替代"，而是"共生共荣的重塑"它剥离了重复、机械的流程性工作，却让"情感共情""创造性决策""组织隐性知识运用"等人类特质的价值更加凸显。未来的行政人，不用再和AI比拼"谁炖汤更快"，而是要聚焦"谁能炖出更贴合组织需求、更有温度的汤"。

这场变革中，真正会被淘汰的不是行政岗位，而是固守"旧流程、旧经验"，不愿拥抱人机协同的行政人。行政工作的范式变革已来，唯有主动进化，才能在AI时代找到新的职业坐标。

对于企业行政人事伙伴，AI不是洪水猛兽，而是一把可以随时拔出来的"瑞士军刀"。

当你能用AI把事务性工作压缩到30%以内，"行政战略伙伴"这个角色就不再是简历上的口号你会拥有数据洞察，也会留足时间做员工关怀，真正成为组织不可或缺的"链接者"。

AI已来，行政的"第二次职业化"才刚刚开始。正如飞书CEO谢欣所言："我们承诺为企业提供'真能用、真落地'的企业AI产品"，而行政人需要做的，就是成为这些产品最好的使用者和优化者，让AI真正成为提升组织效能的"智能外骨骼"。

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