AI办公提效实践,五种工具让你告别加班| 知行鹤龙华读书会&行家说 Amy

多客科技

作者：微信文章
前言“写周报要熬到半夜，做 PPT 花掉大半天，会议记录记完就像一团乱麻……” 相信每个职场人都曾被这些琐事困住，直到上周日《AI 办公提效实战》，龙华线下读书会的举办，书友们带着困惑而来，满载干货而归 。原来用对 AI 工具，每天能少花 3 小时在重复工作上！


口述 | Amy

主持人 | Judy

摄影师 | 小茹

美好体验官 | 苏苏

01你想利用AI解决什么问题？

“你想利用AI解决什么问题？”主持人Judy在活动前就问大家。

一位书友道：“我就是那个经常加班的人，我希望可以利用AI提高效率，我不想再加班了。”

还有的书友抱怨到：“最讨厌写周报了，每次都会拖拖拉拉，我需要一个快速完成周报的方式！”

一位特地从广州来的00后书友阿炜说：“我是一名化学老师，我希望可以用AI提高我的工作能力与时俱进。”

听到这里，Amy老师说，今天我会教大家5分钟内完成一个PPT、一份周报、数据分析等几种常见的工作内容。听到这里，大家瞬间兴奋起来，个个打开准备好的电脑，跃跃欲试。


中场休息时，大家还围着讲师追问工具细节，“通义千问的实时录音怎么导出脑图？”“Kimi 生成的 Excel 能直接改公式吗？” 甚至活动结束了，还有的书友抱着电脑在练习刚刚学到的技能，几个人围着老师让老师演示操作流程。原本互不相识的书友，因为共同的职场痛点和学习目标热络交流，甚至约定后续组队练习 AI 技巧，这是知行鹤读书会的常态，有种回到大学时代的错觉。


02老师金句：AI办公核心

本次读书会特邀资深 AI 商业落地讲师Amy老师，也是知行鹤读书会的常委，她告诉我们：
1.“AI 不是‘取代者’，而是‘翻译官’—— 它能把你的工作需求，快速转化成 PPT、报表、纪要，核心思路永远在你手里。”2.“别焦虑‘学不会所有工具’，职场提效的关键是：找到 1 个能解决你 80% 问题的 AI，把它用透。”

3.“好的提示词 = 明确身份 + 具体任务 + 细节约束 + 输出格式，比如‘我是跨境电商运营，需要一份双 11 活动周报，包含销量数据和下周计划，用 Excel 格式输出’，这样 AI 才不会给你‘万金油答案’。”4.“淘汰你的从来不是 AI，而是‘不会用 AI 的人’—— 现在深圳很多岗位招聘已经把‘会用 AI 提效’列为隐性要求，早学早受益。”


03核心干货：AI办公实战技巧

技巧 1：5 分钟搞定 PPT，告别 “模板焦虑”

工具：DeepSeek（生成大纲）+ Kimi（生成 PPT）

步骤：

1.给 DeepSeek 发提示词：“我是跨境电商销售，需要一份‘Q4 业绩汇报 PPT’，包含销量数据、竞品对比、下月计划，用 Markdown 格式输出大纲”；



2.复制生成的 Markdown 代码，打开 Kimi 的 “PPT 助手” 粘贴，选择 “商务风格”“15 页以内”；

3.在线编辑细节（如替换公司 LOGO、调整数据），直接下载 PPT 或 PDF。



技巧 2：会议记录自动转脑图，重点不遗漏

工具：通义千问（实时录音 + 转写）+ 思维导图软件（如 XMind）

步骤：

1.打开通义千问，点击 “实时记录”，选择 “区分发言人”“自动总结重点”，开始录制会议；

2.会议结束后，点击 “生成纪要”，系统会自动剔除无关话术（如 “嗯”“这个”），提炼核心观点；

3.选择 “导出脑图格式”，或复制 Markdown 代码，新建文本文档并将后缀改为 “.md”，导入思维导图软件，自动生成结构化脑图。

优势：支持中英双语实时翻译，跨国会议也能用，还能标注 “待办事项” 和 “责任人”。





技巧 3：Excel 公式不用学，AI 帮你自动算

工具：扣子空间（生成带公式的 Excel）

步骤：

1.打开扣子空间，新建 “Excel 任务”

2.发提示词：“我是行政，需要一份‘11 月办公用品采购表’，包含物品名称、数量、单价、总价（自动求和）、供应商，生成可编辑的 Excel”；



3.系统会自动生成带求和公式的 Excel 表格，直接下载即可使用，无需手动输入 “=SUM ()”。

适用场景：年度总结、销售报表、考勤统计等需要计算的场景，新手也能做出专业表格。



技巧 4：5分钟完成数据可视化











技巧 5：数据分析报告

Excel图表与数据分析：面对庞杂数据，我们可以这样指令AI：

   · 我是谁：销售数据分析员。

   · 我需要什么：分析上一季度销售数据，找出表现最佳和最差的区域及产品。

   · 标准是什么：结论明确，并建议最适合的可视化图表类型。

   · 生成什么格式：一份简要的数据分析报告，并附带图表说明。

     这相当于拥有了一位不知疲倦的数据分析助理，让非专业人员也能轻松完成复杂的数据探查。



04下一次，我们现场见

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